Fase 1: Voorbereiden ziekenhuis verhuizing
1. Stel als projectleider verhuizing een commandoteam samen. Dat is een groep die alle definitieve beslissingen neemt ten aanzien van de inrichting van de nieuwe locatie en de verhuizing hier naartoe. Denk hierbij aan managers van de betreffende afdeling en de facility manager. Betrek ook de afdeling ICT en medische techniek. Deze personen geven de definitieve ‘GO’ voor het moment van verhuizen en zijn eindverantwoordelijk voor het gehele proces.
2. Bepaal de ‘van-naar’ locaties, zodat je precies weet welke afdeling waar gaat komen. Voor de continuïteit van de zorg is het belangrijk om daarbij de afhankelijkheden van de verschillende afdelingen in kaart te brengen, samen met het aantal patiënten die mee moeten verhuizen.
3. Inventariseer alle medische apparatuur, zodat inzichtelijk is waar wat precies staat. Aan de hand hiervan moet bepaald worden wat mee gaat verhuizen en wat nieuw aangeschaft moet worden. De afdeling medische techniek moet de zogeheten specials aangeven. Dit zijn apparaten of inventarisonderdelen waarvoor een andere (externe) partij ingehuurd moet worden voor de demontage, verhuizing, montage en/of validatie.
4. Hanteer een specifieke verhuisprocedure voor steriele middelen en medicijnen. Naast zorgvuldige inventarisatie van de voorraden moet ook nauwkeurig gekeken worden of de nieuwe opbergsystemen aan alle hygiëne-eisen voldoen en alles op de nieuwe locatie volledig steriel is.
5. Inventariseer als laatste ook alle losse zaken. Denk aan meubilair, kleding en linnengoed en bepaal wat hiervan gaat meeverhuizen. Voor elke afdeling wordt een verhuis-ABC opgesteld waarin per item wordt aangegeven wat hiermee gaat gebeuren en wie hier verantwoordelijk voor is. Deel dit met alle medewerkers van de desbetreffende afdeling, zodat zij goed geïnformeerd zijn.
6. Maak een stickerplan en een inpakinstructie voor de medewerkers. Ieder item moet worden voorzien van een sticker, waarop de nieuwe bestemming staat weergegeven. De desbetreffende afdeling is hier zelf verantwoordelijk voor, net als voor het inpakken van alle losse zaken. Dit met uitzondering van de specials: de afdeling medische techniek maakt hier speciale verhuispaspoorten voor en pakt deze volgens de opgestelde procedure in. Zorg ervoor dat alle benodigde verhuismaterialen minstens twee weken van te voren worden afgeleverd bij de afdelingen, zodat zij op tijd van start kunnen gaan.
7. Maak per verhuisstroom en afdeling een Preventieve Risico Inventarisatie (PRI). Hiermee breng je alle mogelijke risico’s in kaart die zich tijdens de verhuizing kunnen voordoen. Per risico moeten beheersmaatregelen en correctieve maatregelen worden opgesteld. Dit is de basis voor de ‘GO/NO GO’-checklist. Alle onderdelen uit deze lijst moeten op ‘GO’ staan voordat de verhuizing van start mag gaan.
8. Stel een definitieve master- en detailplanning op. Vanwege alle speciaal opgestelde procedures voor de verhuizing van de patiënten, medicatie, belangrijke apparatuur en steriele middelen, dient deze planning strikt aangehouden te worden. Bij het verhuizen naar een externe locatie dient de GHOR aangehaakt te worden, voor het afzetten van de verhuisroute voor overig verkeer.
9. Maak het definitieve draaiboek. Verspreid dit onder alle stakeholders die een rol hebben tijdens de verhuizing. Maak voor het personeel van elke afdeling een aparte instructie zodat ze weten wat er van hen wordt verwacht voor en tijdens de verhuizing en waar ze achteraf met vragen terecht kunnen. Stel in overleg met de afdeling communicatie een plan op voor het informeren van patiënten en de media.
